工作中怎樣給上司反饋才能達到最高效率
摘要:與別人密切合作時,你就有機會對他的績效形成一些有用的洞見,尤其當此人是你的上司時。因為你很可能會在許多不同的場合見到他:會見客戶、作報告、一對一談話、談判,等等。但就算這些洞見真的對你的上司有用,從你所處的位置來看,把它們分享給上司是不是合適?你能冒著丟掉飯碗或搞砸關(guān)系的風險,把自己所見向上司直言相告,或坦率地給他反饋嗎?為上司提供反饋通常被稱為向上反饋,這個過程可能會相當棘手,尺度很難拿捏得準。不過,如果你能以正確而體貼的方式提出自己的看法,就不僅僅會幫到你的上司,還會改進你們之間的www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作關(guān)系。
聽聽專家怎么說
領(lǐng)導力咨詢師、高管教練、Lead Your Boss:The Subtle Art of Managing Up一書的作者約翰•巴爾多尼(John Baldoni)說,領(lǐng)導力的問題就是觀點的問題;如果領(lǐng)導人不知道別人對自己怎么看,那么他們的績效就要下滑了。不過,領(lǐng)導人在組織中的地位越高,就越難以聽到誠實的反饋。詹姆斯•德特特(James Detert)是康奈爾大學約翰遜管理研究生院(Cornell Johnson Graduate School of Management)的助理教授,曾在《哈佛商業(yè)評論》發(fā)表過“Why Employees Are Afraid to Speak”和“Speaking Up to Higher-Ups:How Supervisors and Skip-Level Leaders Influence Employee Voice”等文章。他說:“領(lǐng)導人如果過度依賴行政管理系統(tǒng),就無法聽到未加粉飾的事實!币虼,你的反饋可以幫助上司了解別人對他的看法,并幫助他對自己的行為和www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作方式進行重要的調(diào)整。但是,提供此類反饋時你需要經(jīng)過深思熟慮;以下幾條原則務(wù)必牢記:
關(guān)系第一
就像其他形式的反饋一樣,你能否向上司反饋,上司能否接受反饋,都要取決于你與上司之間的關(guān)系。如果上司不信任你,就不可能接受你的反饋。在提供反饋之前,你需要先估計一下,你的上司是否會開誠布公地傾聽你所要說的話。如果你知道上司根本不愿意接受反饋,可能會做出負面反應(yīng),或者如果你們之間的關(guān)系搞得很僵,那么你最好還是什么都別說。不過,正如巴爾多尼所指出的那樣:“如果你的上司思想開明,你們之間關(guān)系良好,那你就應(yīng)該對他坦率直言。”就像任何的反饋一樣,你的意圖必須是良好的,不管你們之間存在什么問題,你希望幫助上司的愿望都應(yīng)該占上風。
等著上司邀請,還是要求上司邀請?
即使你們之間交情深厚,未經(jīng)請示就直接向上司提供反饋也是不明智的。正如德特特所言:“關(guān)于如何做個好上司的一般性建議很難說出口,除非上司要求你這樣做!币虼,最好是上司主動要求你提供反饋,并明確指出哪些反饋對他會有幫助。你的上司可能會向你透露他的發(fā)展領(lǐng)域,然后讓你留意他努力改進的一些特定行為。巴爾多尼說:“在一個完美的世界里,讓員工能放心地提供反饋是管理者的職責!
不過,巴爾多尼也承認,在現(xiàn)實世界里,這樣的情形也許并不是常態(tài)。如果你的上司沒有直接要求你提供反饋,你可以問問他是否需要反饋。當開展新項目或與新客戶合作時,做到這一點通常是最容易的。比如說,你可以問“如果我在項目的特定時期為你提供一些反饋,會對你有幫助嗎?”,或者“對于我們的www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作,我可能會有一些獨到的見解,你愿意就項目進展問題聽聽我的反饋嗎?”同樣,你在提出這些問題時也必須是出于善意。由于給你反饋是上司的www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作之一,所以,千萬別造成你是為了報復(fù)才向他提供反饋這樣的錯覺,要表明你是希望他進步才這樣做的。
重點闡述自己的觀點
當你的上司開誠布公地接受反饋時,你會忍不住想象如果你處于他的位置,會采取哪些行動。不過,你的反饋應(yīng)該著重于你的所見所聞,而不是假想換成是你自己做了上司會如何如何。巴爾多尼勸告我們:“要從自己的觀點出發(fā)去表達反饋!彼ㄗh我們可以這樣說:“那次開會時,我發(fā)現(xiàn)你有時會有恃強凌弱的傾向!蓖ㄟ^分享你的觀點,你就可以幫助上司了解別人對他怎么看。這是非常寶貴的,因為身為領(lǐng)導人可能沒有太多的機會去接觸基層員工。
在著重闡述自己的觀點時,你還必須意識到你的立場是有局限性的。要記住,對于上司的表現(xiàn),你所看到的只是其中一部分,也許無法完全體會或了解他的www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作需要。德特特說:“大體上說,下屬無法充分了解上司的實際情況。”因此,你提供的反饋只反映出你的所見所聞就可以,不要假設(shè)上司所處的情形。記住,良好的反饋規(guī)則仍然適用。你的反饋應(yīng)該是誠懇的,要用數(shù)據(jù)來說話。首先提出肯定性反饋,然后才是含有改進建議的建設(shè)性反饋。不要指責!跋鄬τ诜悍褐詠碚f,人們對具體問題的反應(yīng)要好得多!钡绿靥卣f。因此,要用細節(jié)來支持你的觀點。
當你的上司反擊時
無論你多么小心謹慎、體貼入微,你的反饋仍可能會惹惱上司,或令他對你產(chǎn)生戒心。巴爾多尼說,如果是上司主動要求你提供反饋,你就應(yīng)該堅持自己的立場,并解釋說你正是按照他的要求去做的。有時候,換一種表達方式可能會好些。德特特認為,如果你“從上司所關(guān)心的問題出發(fā)去表達反饋”,上司接受起來就會更容易。他說:“你可以向上司指出,他的哪些具體行為方式會阻礙他實現(xiàn)目標!
要根據(jù)上司的反應(yīng)來判斷他喜歡如何接受反饋,哪些話題是禁區(qū)。也許他不愿聽到某些方面的反饋,比如關(guān)于他自己的溝通方式,或某個壓力巨大的項目。與其在上司發(fā)火后緘口不言,不如找機會向他確認一下,哪些方面的反饋會對他有幫助。
拿不準主意,就別開口
如果你無法確定上司是否希望聽到反饋,或反饋的話題比較敏感,那么你最好還是不要說。沒有必要拿你的www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作關(guān)系或飯碗來冒險,除非你覺得上司的行為已經(jīng)將公司或部門置于危境。在這種情況下,你應(yīng)該找機會以匿名的方式提供反饋,例如通過360度反饋流程。
需要牢記的原則
需要做的:
向上司進言前,先確定他能開誠布公地接受反饋。
告訴他你在他的組織或部門中的所見所聞。
反饋的重點是你如何幫助他改進,而不是假設(shè)你自己是上司會怎么做。
不能做的:
如果上司沒有要求你提供反饋,就想當然地認為他不需要反饋——要問問他是否想聽聽你的見解。
以為自己知道或了解上司的全面情況。
對上司從前給你的負面反饋耿耿于懷,利用向他反饋的機會予以報復(fù)。
案例研究 #1:先詢問,再提供反饋
溫迪•懷斯(Wendy Wise)在Strategic Pricing Groupwww.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作,這是一家處于增長時期的小型咨詢集團。快節(jié)奏的公司文化常常令員工www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作緊張,而且公司對他們的期望也很高。由于公司飛速增長,員工的升職速度也很快,公司希望他們能馬上開展www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作。溫迪所在的團隊領(lǐng)導人是西蒙(Simon),最近剛剛被提拔到管理崗位上。他的www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作能力很強,但此前沒有正式的管理經(jīng)驗,也沒經(jīng)過正規(guī)的培訓。溫迪知道,西蒙需要熟練地管理客戶和咨詢師團隊,這樣的任務(wù)對于他來說未免太突然。而憑著在組織中的多年www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作經(jīng)歷,她在這些領(lǐng)域要比西蒙有經(jīng)驗,而且她知道,如果西蒙能得到他所需要的幫助,她的www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作也會更容易。溫迪說:“我問自己,‘我怎樣才能想辦法幫到他,同時又不會對他構(gòu)成威脅?’”她決定先同他坐下來談?wù),向他解釋一下自己?a href="http://www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作,然后問問他能不能留意這些www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作,再給她一些反饋。接下來她說:“你的上司并不知道你每天都做些什么,但我知道。比如說,我知道你要做許多的報告,如果你認為反饋會有用,我愿意給你一些反饋!甭牭竭@些話后,西蒙松了一口氣,因為他知道自己不必裝作十全十美、無所不能,而且他可以放心地從溫迪那里得到坦誠的反饋。隨著二人www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作關(guān)系的深入,他們都增加了一些需要對方加以留意的事項。溫迪說:“我覺得我們倆互相幫忙,共同在組織中取得了成功!焙髞恚琒trategic Pricing Group被出售,溫迪和西蒙都換了www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作,但他們繼續(xù)保持聯(lián)系,聽取彼此的建議和指導。
案例研究 #2:傳達員工的心聲
亨利•福特健康系統(tǒng)(Henry Ford Health Systems)位于密歇根州,是一家有300個床位、1,300名員工的醫(yī)院。CEO杰勒德•范格林斯文(Gerard van Grinsven)上任后不久,就聘用了以前的同事斯文•吉爾林格(Sven Gierlinger),請他出任住院服務(wù)主管。斯文和杰勒德曾在麗嘉酒店(Ritz Carlton)共事,對服務(wù)業(yè)有著同樣的熱情。正是由于二人從前的這種www.dzxx.cn/category-catid-157.html" target="_blank">工作關(guān)系,杰勒德常常希望斯文能將自己在組織中的所見所聞講給他聽。
幾年前,杰勒德對一個業(yè)績欠佳的部門實施了重組。由于涉及到諸多變動,該部門的員工發(fā)了些牢騷,這是可以理解的。杰勒德很善于溝通,尤其是在面對壓力的時期。他把該部門全體員工召集到一起,要求他們停止抱怨,集中精力讓新的結(jié)構(gòu)運轉(zhuǎn)起來,爭取改善部門的業(yè)績。但是,會議結(jié)束時,員工們都怏怏不樂。于是杰勒德去找斯文,請他提供一些客觀的建議:如果他遇到這種情況會怎么做?斯文本可以隨口安慰他說“你做得對”,但他從幾個與會人員那里聽說,會議開得并不成功。于是,他對杰勒德實話實說,告訴他自己所聽到的一切,并說如果換了是他就不會那樣做。斯文說:“我能向他提供這些反饋,是因為他信賴我。若非如此,我那些話就可能會引起他的誤會!苯芾盏聦λ刮牡囊哉\相待感激不盡,然后立即開始采取行動,挽回那次會議造成的損失。
在不久后的領(lǐng)導層會議上,杰勒德談到了他收到的反饋,并向團隊說明自己是如何根據(jù)這些建議來改進行為的。這使斯文更加堅信,作為一位領(lǐng)導人,杰勒德不僅歡迎下屬提供反饋,而且能善用這些反饋。
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